स्थानीय व्यवसाय मानव स्पर्श खोए बिना वर्चुअल फोन असिस्टेंट का उपयोग कैसे कर सकते हैं

अलग-अलग उद्योगों में अलग प्रकार की कॉल आती हैं, लेकिन बहुत से स्थानीय व्यवसायों की समस्या एक जैसी होती है: जिस व्यक्ति को फोन उठाना चाहिए वह किसी दूसरे ग्राहक की सेवा कर रहा होता है। घर की मरम्मत करने वाला कर्मचारी सीढ़ी पर हो सकता है, दंत चिकित्सक किसी मरीज के साथ हो सकता है और संपत्ति एजेंट घर दिखा रहा हो सकता है। फिर भी कॉल करने वाले को उपयोगी पहली प्रतिक्रिया चाहिए। वर्चुअल फोन असिस्टेंट यह पहली परत दे सकता है, बशर्ते उसे व्यवसाय की वास्तविक सीमाओं के आधार पर बनाया जाए और कर्मचारियों का पूरा विकल्प न बताया जाए।

VirtualPhoneAssistant सेवा अलग-अलग व्यवसायों में आवाज़ आधारित सहायता को समझने का व्यावहारिक तरीका देती है। विज़िटर ब्राउज़र में बोलता है और चुनी गई व्यवसाय प्रोफ़ाइल पर आधारित ऑडियो उत्तर सुनता है। इससे स्वर, स्पष्टता, सुरक्षा और मानव को सौंपने वाले बिंदुओं का मूल्यांकन किया जा सकता है, इससे पहले कि टीम तय करे कि असिस्टेंट ग्राहक यात्रा में कहाँ उपयोगी होगा।

स्वास्थ्य संबंधी बातचीत में स्पष्ट सुरक्षा सीमा जरूरी है

क्लीनिक, फार्मेसी, चिकित्सक और अन्य स्वास्थ्य सेवाओं को कई ऐसे प्रश्न मिलते हैं जो प्रशासनिक होते हैं, निदान से जुड़े नहीं। कॉल करने वाला खुलने का समय पूछ सकता है, जानना चाह सकता है कि अपॉइंटमेंट जरूरी है या नहीं, साथ लाने वाली जानकारी पूछ सकता है, वापस फोन का अनुरोध कर सकता है या उपलब्ध सामान्य सेवा समझना चाह सकता है। असिस्टेंट ऐसे शुरुआती संपर्क को व्यवस्थित कर सकता है और सामान्य मार्गदर्शन को आसान बना सकता है।

सीमा साफ शब्दों में तय होनी चाहिए। असिस्टेंट को लक्षणों का निदान, उपचार का चुनाव, जाँच की व्याख्या या झूठी आपातकालीन भावना पैदा नहीं करनी चाहिए। स्थिति गंभीर लगे तो उसे योग्य पेशेवर या उचित आपातकालीन चैनल की ओर निर्देश देना चाहिए। साझा बातचीत में निजी जानकारी भी नहीं खुलनी चाहिए। जिम्मेदार स्वास्थ्य प्रोफ़ाइल सामान्य सेवाओं और संपर्क प्रक्रिया को समझाती है और बताती है कि चिकित्सा निर्णय के लिए मानव विशेषज्ञ जरूरी है। उद्देश्य दिशा देना है, स्वचालित उपचार नहीं।

घरेलू सेवाओं में व्यवस्थित जानकारी लेना उपयोगी है

कारीगरों और स्थानीय सेवा प्रदाताओं की चुनौती अलग होती है। उनका पहला उपयोगी प्रश्न अक्सर यह होता है: काम कहाँ है, क्या हुआ और कोई कब आ सकता है? असिस्टेंट पोस्टकोड या शहर पूछ सकता है, सेवा क्षेत्र समझा सकता है, छोटी और गैर-संवेदनशील जानकारी ले सकता है और बता सकता है कि कीमत तथा उपलब्धता की पुष्टि व्यक्ति करेगा। यह तब मूल्यवान है जब व्यवसाय सड़क पर हो या किसी साइट पर काम कर रहा हो।

मान लीजिए किसी ठंडी शाम ग्राहक हीटिंग की समस्या बताता है। असिस्टेंट पूछ सकता है कि पता सेवा क्षेत्र में है या नहीं, संपर्क का तरीका बता सकता है और कॉलबैक अनुरोध को पुष्टि किए गए आपातकालीन काम से अलग रख सकता है। उसे स्वीकृत नियमों के बिना अंतिम कीमत नहीं बतानी चाहिए और यह दावा नहीं करना चाहिए कि तकनीशियन ने काम स्वीकार कर लिया है। अच्छी जानकारी छोटी और सही होती है; वह मानव टीम को अगला निर्णय लेने के लिए जरूरी तथ्य देती है।

संपत्ति और ऑटोमोबाइल बातचीत की अपनी शब्दावली होती है

संपत्ति के क्षेत्र में लोग विज़िट, दस्तावेज़, इलाके, किराये की शर्तों या नई पूछताछ और मौजूदा मामले का अंतर पूछ सकते हैं। प्रोफ़ाइल प्रक्रिया समझा सकती है और पसंदीदा कॉलबैक समय ले सकती है, लेकिन कोई विज्ञापन गढ़ना या किसी घर की उपलब्धता की गारंटी देना उचित नहीं। असिस्टेंट प्रक्रिया का मार्गदर्शक है; वर्तमान सूची और कानूनी विवरण की जिम्मेदारी एजेंट की रहती है।

गैराज में खुलने का समय, वाहन के प्रकार, निरीक्षण, टायर सेवा और डैशबोर्ड की चेतावनी का विवरण उपयोगी विषय हो सकते हैं। असिस्टेंट ग्राहक को तैयार होने में मदद कर सकता है, पर यह नहीं कह सकता कि वाहन चलाना सुरक्षित है या तकनीकी निदान नहीं दे सकता। दोनों क्षेत्रों में लाभ यह है कि सामान्य जानकारी को उन निर्णयों से अलग रखा जाता है जिनके लिए कर्मचारी का ज्ञान और अधिकार जरूरी है।

स्वागत संदेश से पहले मानव को सौंपने की योजना बनाएं

कई वॉइस प्रोजेक्ट दोस्ताना अभिवादन से शुरू होते हैं, लेकिन बेहतर तरीका पहले हैंडऑफ की योजना बनाना है। तय करें कि किन अनुरोधों पर कॉलबैक चाहिए, असिस्टेंट कौन-सी जानकारी लेगा, अनिश्चितता कैसे बताएगा और ग्राहक को मानव संपर्क कहाँ मिलेगा। फिर प्रोफ़ाइल तैयार करें। अभिवादन छोटा रहेगा और बातचीत को उपयोगी दिशा देगा।

मुश्किल लेकिन सामान्य स्थितियों का परीक्षण भी करें: ग्राहक अपना निर्णय बदलता है, अधूरा पता देता है, निरीक्षण पर निर्भर कीमत पूछता है, दूसरी भाषा बोलता है या वही सवाल दोहराता है। इससे पता चलता है कि प्रोफ़ाइल पर्याप्त विशिष्ट है या नहीं और असिस्टेंट स्पष्टीकरण माँग सकता है या नहीं। लक्ष्य हर बातचीत को स्वायत्त बनाना नहीं, पहली बातचीत को भरोसेमंद बनाना है।

अनुभव को मानवीय मापदंडों से जाँचें

देखें कि कॉल करने वाला उत्तर समझता है या नहीं, अगला कदम जानता है या नहीं और यह पहचान पाता है या नहीं कि पुष्टि मानव को करनी है। जाँचें कि असिस्टेंट बहुत अधिक जानकारी तो नहीं माँगता, कठिन शब्द तो नहीं इस्तेमाल करता या ऐसी उम्मीद तो नहीं बनाता जिसे व्यवसाय पूरा नहीं कर सकता। अच्छा परीक्षण दिखा सकता है कि असिस्टेंट को केवल समय और शुरुआती विवरण संभालना चाहिए; कमजोर परीक्षण किसी अस्पष्ट आंतरिक प्रक्रिया की ओर संकेत कर सकता है।

व्यवसाय कुछ क्षेत्रों और स्थितियों से शुरू कर सकते हैं, प्रोफ़ाइल सुधार सकते हैं और फिर विस्तार का निर्णय ले सकते हैं। ब्राउज़र आधारित बातचीत आज़माने के लिए VirtualPhoneAssistant पेज देखें। मानव हैंडऑफ को स्पष्ट रखना पहुँच बढ़ाता है और जवाबदेही को कमजोर नहीं होने देता।